Privacyverklaring

Privacy verklaring Alewijnse, versie oktober 2018

Privacy verklaring Alewijnse

Alewijnse Holding B.V. (KvK nummer: 10037019), gevestigd te Nijmegen (6541CX) aan de Energieweg 44 en haar dochterondernemingen (gezamenlijk: ‘Alewijnse’) vinden het waarborgen van privacy van groot belang bij de uitvoering van haar activiteiten. In deze privacy verklaring legt Alewijnse uit hoe zij dat doet.

Alewijnse bepaalt voor welk doel en met welke middelen persoonsgegevens worden verwerkt bij het uitvoeren van haar bedrijfsactiviteiten. Daarom wordt Alewijnse aangemerkt als een ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Vanuit die hoedanigheid streeft Alewijnse er naar om alle persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant te verwerken. Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor een specifiek doel en met een wettelijke grondslag volgens artikel 6 van de Algemene Verordening Gegevensverwerking. Ook worden er niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is.

DOEL EN WIJZE VAN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

Persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde, of identificeerbare, natuurlijke persoon. Anders gezegd, het moet gaan om een persoon (geen onderneming) en de gegevens moeten uniek zijn om een persoon te kunnen identificeren. Persoonsgegevens kunnen ook gecombineerd worden zodat ze uniek worden.

Alewijnse onderscheidt op hoofdlijnen de volgende doelen van het verwerken van persoonsgegevens.

Het onderhouden van zakelijke relaties
Alewijnse richt zich uitsluitend op de zakelijke markt en voert projecten uit voor haar opdrachtgevers. In het kader van het verwerven van opdrachten, maar ook in de uitvoering van opdrachten verzamelt Alewijnse contactgegevens, zoals namen, telefoonnummers en emailadressen van (potentiele) opdrachtgevers en leveranciers. Deze gegevens worden met toestemming opgeslagen in een database.

Alewijnse gebruikt de database met contactgegevens van opdrachtgevers en leveranciers om haar zakelijke relaties te onderhouden. Het is daarom mogelijk dat zakelijke relaties informatie over de diensten van Alewijnse of uitnodigingen voor evenementen ontvangen. De contactgegevens worden verwijderd zodra de betreffende persoon niet meer bij de relatie van Alewijnse werkzaam is.

Sollicitaties
Alewijnse verwerkt persoonsgegevens in haar sollicitatieprocedures. Het verwerken van persoonsgegevens van sollicitanten gebeurt slechts met toestemming van de sollicitant. Dit kan om contactgegevens, CV’s, motivatiebrieven, diploma’s, assessments en correspondentie gaan. Alewijnse verwerkt deze gegevens alleen voor zover dat relevant is voor de sollicitatieprocedure. Na vier weken worden de gegevens verwijderd, tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren.

Werknemers
Om aan haar werkgeversverplichtingen te kunnen voldoen, verwerkt Alewijnse de persoonsgegevens van haar werknemers. Hoe Alewijnse daarmee omgaat, is te lezen in het interne privacy beleid van Alewijnse.

Inleners/onderaannemers
Alewijnse wordt ondersteund door uitzendbureaus en onderaannemers in de uitvoering van haar activiteiten. De persoonsgegevens van inleners en van het personeel van onderaannemers worden uitsluitend verwerkt op basis van een overeenkomst en van de wettelijke verplichtingen die Alewijnse in dat verband heeft. Alewijnse vraagt deze gegevens uitsluitend op via het uitzendbureau/de onderaannemer of rechtstreeks bij de betrokkene. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt omdat Alewijnse wettelijk verplicht is om de personen te identificeren en de inlenersaansprakelijkheid en de ketenaansprakelijkheid van Alewijnse te beperken:

  • NAW gegevens --> Nummer en geldigheidsduur identificatiebewijs
  • BSN-nummer --> A1 formulier, werkvergunning, visum
  • Nationaliteit --> Kopie identiteitsbewijs (alleen Wet arbeid Vreemdelingen)

Daarnaast kunnen deze gegevens ter beschikking gesteld worden aan de opdrachtgever van Alewijnse voor hetzelfde doel en/of om de aanwezigheid van personeel op de werklocatie te registeren als onderdeel van veiligheidsmaatregelen. In dat laatste geval is in sommige gevallen ook een kopie van het identiteitsbewijs noodzakelijk. Ook kan Alewijnse verzoeken om bewijs van de kwaliteiten van een persoon die wordt ingezet door een inlener of onderaannemer in de vorm van diploma’s, certificaten, etc.

De persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van inleners- en ketenaansprakelijkheid worden maximaal 7 jaar bewaard in overeenstemming met de fiscale bewaarplicht. Voor het overige worden persoonsgegevens alleen bewaard voor de duur van een project.

Beveiliging
Op de locaties van Alewijnse hangen camera’s. Deze worden gebruikt om de locaties te beveiligen. De camerabeelden worden niet langer opgeslagen dan vier weken.

Verwerking in het buitenland
In enkele gevallen kan er sprake zijn van verwerking van persoonsgegevens in landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’), bijvoorbeeld als Alewijnse werkzaamheden verricht buiten de EER. Alewijnse legt aan de verwerker van persoonsgegevens in derde landen een adequaat beschermingsniveau op door middel van het sluiten van een overeenkomst.

BEVEILIGING EN BEWAARTERMIJN

Het is verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan. In dat kader bieden de systemen van Alewijnse voldoende waarborgen om persoonsgegevens op correcte wijze te verwerken. Er zijn zowel fysieke als technische maatregelen getroffen om ongeautoriseerde verwerking te voorkomen. Daarnaast zijn de systemen waarin persoonsgegevens staan alleen toegankelijk voor zover medewerkers daarvoor rechten hebben gekregen.

Alewijnse deelt geen persoonsgegevens met derde partijen, tenzij dat noodzakelijk is en dan alleen op wettelijke grondslag of als daar toestemming voor verleend is. In de gevallen waarin er wel persoonsgegevens met derden gedeeld worden, maakt Alewijnse daar duidelijke afspraken over.

Verder streeft Alewijnse er naar dat de persoonsgegevens die worden verwerkt correct zijn en blijven. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig en worden verwijderd als de wettelijke bewaartermijnen zijn verstreken.

PRIVACY RECHTEN

Een persoon waarvan de gegevens verwerkt worden, wordt een ‘betrokkene’ genoemd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Een betrokkene heeft rechten die Alewijnse, en andere instanties die gegevens verwerken, moet respecteren.

Een betrokkene heeft het recht op:

  •  Duidelijke informatie over welke verwerkingen plaatsvinden;
  •  Inzage in de gegevens die verwerkt worden;
  •  Correctie en aanvulling van de gegevens als deze niet kloppen en/of niet volledig zijn;
  •  Verwijdering van gegevens (het recht om ‘vergeten’ te worden);
  •  Beperking van de gegevensverwerking. Een betrokkene kan hierom verzoeken als de verwerking onjuist, onrechtmatig of onnodig is;
  •  Om bezwaar te maken tegen de verwerking;
  •  Overdracht van de gegevens op een eenvoudige manier (dataportabiliteit);
  •  Om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming.

Als een u zich wil beroepen op deze rechten, dan kunt u dit beroep sturen aan privacy@alewijnse.com of naar:

Alewijnse Holding B.V.
t.a.v. Legal
Postbus 65
6500 AB NIJMEGEN

Het verzoek wordt dan binnen een maand afgehandeld, tenzij daarvoor meer tijd nodig is. In dat laatste geval wordt u daarover geïnformeerd. Mocht het verzoek niet naar uw tevredenheid worden afgehandeld, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

COOKIE BELEID

Het cookie beleid van Alewijnse is te lezen op: http://www.alewijnse.nl/nl/cookies