Digitaal samenwerken bij projecten

Digitaal samenwerken bij projecten

Digitaal samenwerken bij projecten

Alewijnse is wereldwijd actief en steeds meer projecten gaan over landsgrenzen heen. Informatiedeling is hierdoor steeds belangrijker en autorisatie steeds complexer. Tijd voor een nieuwe oplossing: het Projectportaal.

Mappenstructuur

Voorheen sloegen we documenten op via een mappenstructuur op een netwerkschijf. Dat werkte prima, maar er kwamen steeds meer vragen over ons documentbeheer en informatiemanagement. Werk ik wel met de laatste versie van het document? Waar staat die laatste versie? Is dit document opgestuurd? Is die offerte al binnen? Wat is er gewijzigd? Alewijnse besloot daarop tot de start van een intern project.

Doelstellingen

Om meer grip te krijgen op onze projecten en informatiemanagement naar een hoger niveau te tillen, definieerden we eerst een businesscase waarin we onze belangrijkste doelstellingen vastlegden.

  • Efficiënte en (rol)gerichte toegang tot documenten.
  • Effectievere samenwerking tussen business units in een project.
  • Optimalisatie van informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en partners.
  • Eenvoudige toegang tot project-gerelateerde informatie.
  • Efficiënte afhandeling van ondersteunde (project)processen.
  • Ondersteuning aan vertrouwelijkheid, beschikbaarheid, controleerbaarheid van verwerking en wijziging, tijdigheid.

CTB Projectportaal

Na onderzoek zijn we uitgekomen bij het Projectportaal, een SharePoint-oplossing van CTB xRM. Toen SharePoint 2010 was vrijgegeven, zijn we – na een uitgebreide testperiode - met een aantal pilotprojecten gestart. Bij deze projecten kwamen de meeste geformuleerde doelstellingen prima tot uiting. Het belangrijkste wat we tijdens de pilot leerden, is dat we de strakke inrichting moesten loslaten. Ieder project vraagt om zijn eigen inrichting. Daarom hebben we na de pilot besloten de projectleider de mogelijkheid te geven naar eigen inzicht een deel van de projectsite aan te passen. Een ander punt was dat de gebruikers op een andere manier moesten gaan denken bij het zoeken naar documenten. Ook moesten SharePoint-gebruikers een bepaalde angst overwinnen, voordat zij het aandurfden om documenten te delen met externe partijen in plaats van documenten te versturen per e-mail. Daarnaast vonden gebruikers de eerste opslag van een document langer duren dan in de oude mappenstructuur. Bij de mappenstructuur was het invullen van metadata namelijk niet van toepassing.

Sneller en slimmer zoeken

Door gebruik van de juiste filters, views en search is het mogelijk om snel documenten terug te vinden. Filteren is een functionaliteit die op een netwerkschijf niet beschikbaar is. Een aantal sites hebben al 6.000 documenten. Het terugvinden van een specifiek document in een zee aan mappen is dan onbegonnen werk. Om nog maar te zwijgen over de kans dat hetzelfde document in meerdere mappen is opgeslagen.

Nieuwe functionaliteiten

De gebruikers van het Projectportaal zijn tevreden, maar hebben ook verbeterpunten en nieuwe wensen. Sinds de ingebruikname zijn er diverse nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Bijvoorbeeld het genereren van nieuwe documenten op basis van templates, en de zogenaamde Transmit-functionaliteit die aangeeft wie welke versie van een document heeft ontvangen. Er is nog voldoende ruimte voor verbetering.

Meer weten?

Wilt u meer informatie over het Projectportaal? Neem gerust contact op met mij!

Reacties

Reactie toevoegen

Meer informatie